Productdata (PIM) voor FMCG: wat retailers vragen
Retailers vragen van een FMCG-merk vier groepen productgegevens: identificatie (EAN of GTIN), logistiek (doos- en palletmaten, gewicht), regelgeving (ingrediënten, allergenen, houdbaarheid) en marketing (beelden en teksten per taal). Een PIM, een systeem voor productinformatie, houdt die gegevens op één plek, zodat elke retailer, website en portaal dezelfde, controleerbare versie krijgt.
Wie een product bij een retailer of importeur wil laten opnemen, krijgt een lijst met velden die ingevuld moet worden. De lijst verschilt per afnemer, maar de onderwerpen herhalen zich. Wie die gegevens niet paraat heeft, verliest tijd bij elke nieuwe afnemer, en soms de listing zelf.
Vier groepen gegevens
| Veldgroep | Waar het voor dient | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Identificatie | Het product eenduidig herkennen in kassa, magazijn en bestelsysteem | EAN of GTIN van het consumentenproduct, GTIN van de doos, artikelnummer, merk, productnaam, variant |
| Logistiek | Opslaan, vervoeren en bestellen in de juiste eenheden | Maten en gewicht van product, doos en pallet, stuks per doos, dozen per laag, lagen per pallet, minimale afname, houdbaarheid in dagen |
| Regelgeving | Voldoen aan de eisen voor voedsel- en productinformatie in de afzetmarkt | Ingrediënten, allergenen, voedingswaarden per 100 g of 100 ml, bewaaradvies, houdbaarheidsdatum, land van herkomst, naam en adres van de producent, certificaten |
| Marketing | Het product aantrekkelijk en begrijpelijk tonen in winkel of webshop | Productfoto's op witte achtergrond, extra beelden, productomschrijving en kenmerken per taal, logo en merkverhaal |
| Commercieel | Prijzen en voorwaarden per markt vastleggen | Inkoopprijs per eenheid en per markt, valuta, leverbaarheid, introductiedatum, douanecode voor export |
De eerste vier groepen zijn de kern waar retailers het meest naar vragen. De vijfde hoort erbij zodra je exporteert, omdat een douanecode en prijs per markt dan onderdeel zijn van de bestelling.
Regelgeving: waarom dit geen bijzaak is
Voor levensmiddelen in de Europese Unie bepaalt de verordening over voedselinformatie aan consumenten welke gegevens op het etiket moeten staan en hoe. Daaronder vallen de ingrediëntenlijst, de veertien allergenen die benadrukt moeten worden, de voedingswaardeverklaring en de houdbaarheidsdatum. De verpakking is de bron, maar de retailer wil dezelfde gegevens ook digitaal, in een vorm waar zijn eigen systeem mee overweg kan. Een verschil tussen etiket en bestand kan een reden zijn voor afwijzing.
Buiten de Europese Unie gelden andere regels, vaak met een eigen etiketformaat en eigen taaleisen. Een afnemer in een ander land kan dus nog velden missen die je thuismarkt niet vraagt. Houd dat in de gaten bij elke nieuwe exportmarkt.
Wat er misgaat zonder gedeelde bron
- Productdata staat verspreid over het ERP, een spreadsheet van marketing, een pdf-catalogus en de mailbox van een collega, en elke bron zegt iets anders.
- Een wijziging, zoals een nieuwe verpakkingsmaat of recept, wordt op een plek aangepast en de rest blijft oud.
- Voor elke retailer wordt het aanleverbestand opnieuw met de hand samengesteld.
- Vertalingen staan in losse bestanden, zodat een taal achterblijft of een tekst per land verschilt.
- Niemand weet welke velden compleet zijn, dus de gaten ontdek je pas als de retailer erom vraagt.
Wat een PIM doet
Een PIM is een systeem voor productinformatie. Een PIM kan per product alle velden vastleggen, laten zien welke ontbreken en de gegevens naar buiten sturen in het formaat dat een afnemer vraagt. Het vervangt je ERP niet: het ERP blijft de baas over de financiën, het PIM over de productgegevens, en een koppeling houdt beide gelijk.
BDI Nexus bouwt productdatabeheer als een schone catalogus waarin imports van leverancierslijsten worden gecontroleerd voordat ze erin komen. Vanuit die ene catalogus gaan wijzigingen volgens schema naar elke gekoppelde website en elk portaal, zodat er maar een versie van de waarheid bestaat.
Waar je begint
- Maak een lijst van je producten en kijk per product welke van de vier veldgroepen compleet zijn.
- Kies per veld een bron en een eigenaar, zodat duidelijk is wie het bijhoudt.
- Begin met de gegevens waar afnemers het eerst om vragen: identificatie en logistiek.
- Leg vertalingen vast bij het product, niet in losse bestanden.
- Controleer zelf op ontbrekende velden voordat een retailer erom vraagt.
Je hoeft je data niet eerst op te schonen voordat je begint. Leverancierslijsten en spreadsheets inlezen en controleren hoort bij het werk.
Wat mensen als eerste vragen.
- Wat is een PIM?
- Een PIM is een systeem voor productinformatie. Het houdt per product alle gegevens op één plek, zoals identificatie, maten, gewicht, ingrediënten, beelden en teksten per taal, en levert die aan websites, portalen en afnemers.
- Welke productgegevens vragen retailers minimaal?
- Een eenduidige code zoals de EAN of GTIN, maten en gewicht van product, doos en pallet, ingrediënten, allergenen en houdbaarheid, en beelden en teksten. Wat daarbovenop komt, verschilt per retailer en per land.
- Vervangt een PIM ons ERP?
- Nee. Het ERP blijft de baas over de financiën. Een PIM houdt de productgegevens bij en wordt met het ERP gekoppeld, zodat producten op beide plekken gelijk blijven.
- Moeten we onze data eerst opschonen?
- Nee. Leverancierslijsten en spreadsheets inlezen en controleren hoort bij het werk. Bij BDI Nexus controleert de import elke leverancierslijst voordat die in de catalogus komt.
Laat zien waar je orders vastlopen.
Vertel hoe een order nu door je bedrijf loopt. Wij zeggen eerlijk wat de moeite van het bouwen waard is.