Incoterms voor FMCG-export uitgelegd

Elke exportorder begint met de vraag wie wat regelt: wie boekt het vervoer, wie betaalt de vracht en wie is verantwoordelijk als er onderweg iets misgaat. Een Incoterm beantwoordt die vragen met een afkorting van drie letters. Het is een standaardbeding van de Internationale Kamer van Koophandel (ICC) dat je opneemt in offerte, order en factuur. De huidige uitgave is Incoterms 2020.

Wat een Incoterm regelt en wat niet

Een Incoterm regelt de levering: wie het vervoer organiseert, wie de kosten voor vervoer, verzekering en douane draagt, en op welk punt het risico overgaat van verkoper naar koper. Hij regelt niet wanneer en hoe er wordt betaald, wanneer de eigendom overgaat of welk recht van toepassing is. Dat leg je apart vast in de koopovereenkomst.

Het punt waar het risico overgaat valt ook niet altijd samen met het punt waar de kosten stoppen. Bij CFR en CIF betaalt de verkoper de vracht tot de haven van bestemming, terwijl het risico al overgaat zodra de goederen in de haven van verscheping aan boord zijn.

Zeven Incoterms naast elkaar

Waar je op let per Incoterm

• EXW: de koper regelt het vervoer en ook de exportaangifte, de verkoper zet de goederen alleen klaar. Voor een koper in het buitenland kan dat lastig zijn, omdat hij de exportaangifte in het land van de verkoper moet laten doen.
• FCA: de verkoper regelt de exportdouane en de koper het hoofdvervoer. Bij containers is dit meestal de passendere keuze dan FOB, omdat een container vaak al op de terminal wordt overgedragen en niet pas aan boord van het schip.
• FOB, CFR en CIF: alleen voor vervoer over zee of binnenwateren. Gebruik ze niet voor wegtransport of luchtvracht.
• CIF: de verkoper sluit een verzekering af, maar onder Incoterms 2020 is de verplichte dekking beperkt tot een minimum. Wil de koper meer dekking, dan regel je dat apart.
• DAP: de verkoper brengt de goederen tot de bestemming. De koper regelt de invoerklaring en betaalt de invoerrechten en belastingen.
• DDP: de verkoper regelt ook de invoerklaring en betaalt de invoerrechten en belastingen in het land van bestemming. Dat vraagt kennis van de invoerregels daar en kan betekenen dat de verkoper zich in dat land voor belasting moet laten registreren. Vraag dat vooraf aan je expediteur of douane-adviseur.

Zet de plaats en de versie erbij

Een Incoterm zonder plaats zegt weinig. FCA Rotterdam en FCA Hamburg verschuiven het punt waarop de verkoper klaar is. Schrijf de plaats er dus altijd bij en noem de versie, bijvoorbeeld FCA Rotterdam, Incoterms 2020. Partijen kunnen een oudere versie afspreken, dus zet de versie ook op de offerte.

Waarom dit in je orderproces thuishoort

De Incoterm bepaalt wat de prijs bevat. Een offerte op basis van EXW en een offerte op basis van DDP zijn niet naast elkaar te leggen zonder dat je vracht, verzekering en rechten erbij rekent. Wie de Incoterm bij elke order vastlegt, vergelijkt prijzen eerlijker en weet welke documenten en welk vervoer bij die order horen.

In een orderproces kan de Incoterm een veld zijn dat per order wordt vastgelegd en vanzelf terugkomt op offerte, proforma en handelsfactuur. Dan hoeft niemand de afspraak over te tikken. BDI Nexus bouwt automatisering waarin orderdocumenten uit je eigen data worden gemaakt.

Wat je per order vastlegt

• De Incoterm, de plaats en de versie.
• Wie het hoofdvervoer boekt en wie de vracht betaalt.
• Wie de verzekering afsluit en welke dekking daarbij hoort.
• Wie de exportdouane regelt en wie de importdouane.
• Het punt waarop het risico overgaat, zodat duidelijk is bij wie een claim ligt als er schade is.