Exportdocumenten: van proforma tot pakbon
Voor een exportzending heb je meestal een proforma als voorbereiding, een handelsfactuur en een paklijst als basis, een vervoersdocument (een CMR bij wegvervoer, een cognossement bij zeevervoer) en soms een certificaat van oorsprong. De verkoper maakt factuur en paklijst. Bij zeevervoer geeft de rederij (of haar agent) het cognossement uit; bij wegvervoer maakt de afzender de CMR op, of namens hem de vervoerder of expediteur, en tekenen afzender en vervoerder. Een kamer van koophandel geeft doorgaans het certificaat van oorsprong af. Welke documenten verplicht zijn, verschilt per land en per product.
Een exportzending bestaat uit goederen en uit papier. Het papier reist mee: de vervoerder, de douane aan beide kanten, de bank en de koper gebruiken het allemaal om te beslissen of de lading verder mag. Een ontbrekend document of een afwijkend getal kan een container ophouden, ook als de goederen zelf in orde zijn.
De documenten op een rij
- Proforma-factuur: een voorlopige factuur vooraf, bijvoorbeeld voor een betaling voor levering, een invoervergunning of de voorbereiding van de douane bij de koper. Het is meestal geen factuur voor je boekhouding.
- Handelsfactuur: de definitieve factuur voor de goederen, met wat de douane nodig heeft: partijen, omschrijving, hoeveelheid, prijs, valuta, douanecode en vaak de Incoterm.
- Paklijst: wat er in welke doos of op welke pallet zit, met aantallen, gewichten en afmetingen. De vervoerder, de douane en de ontvanger gebruiken haar.
- Pakbon: de bon die met de goederen meegaat, zodat de ontvanger de levering kan controleren. In de praktijk lopen de termen pakbon en paklijst door elkaar.
- CMR of cognossement: het vervoersdocument. Een CMR-vrachtbrief hoort bij internationaal wegvervoer, een cognossement (bill of lading) bij zeevervoer.
- Certificaat van oorsprong: een bewijs waar de goederen vandaan komen, dat de douane of een handelsakkoord kan vragen.
Wie maakt wat, en wanneer
| Document | Wie maakt het | Wanneer | Waarvoor |
|---|---|---|---|
| Proforma-factuur | De verkoper | Vóór de levering, nadat de offerte is aanvaard | Vooraf betalen, vergunningen of voorbereiding bij de douane van de koper |
| Handelsfactuur | De verkoper | Bij de verzending | Douaneaangifte aan beide kanten en betaling |
| Paklijst | De verkoper of zijn magazijn | Bij het laden | Inhoud per doos en pallet, voor vervoerder, douane en ontvanger |
| Pakbon | Het magazijn van de verkoper | Bij het verzamelen en laden | Controle van de levering door de ontvanger |
| CMR-vrachtbrief | De afzender, of namens hem de vervoerder of expediteur. Afzender en vervoerder tekenen. | Bij het laden voor wegvervoer | Bewijs van het vervoercontract en ontvangstbewijs van de goederen |
| Cognossement | De rederij of haar agent, op basis van de instructies van de afzender | Rond het laden, na de boeking | Ontvangstbewijs en bewijs van het vervoercontract, en soms een waardepapier waarmee de goederen worden afgegeven |
| Certificaat van oorsprong | Doorgaans een kamer van koophandel, op aanvraag van de verkoper | Vóór of bij de verzending | Bewijs van herkomst voor de douane of een handelsakkoord |
Bij zeevervoer kan in plaats van een cognossement ook een zeevrachtbrief worden gebruikt. Die bewijst het vervoercontract, maar is geen waardepapier. Bij sommige handelsakkoorden volstaat bovendien een verklaring van de exporteur op de factuur in plaats van een certificaat van een kamer van koophandel. Dat hangt van het land en het akkoord af.
Wat daarnaast speelt
Naast deze documenten zijn er stukken die afhangen van het product en het land, zoals een gezondheidscertificaat voor voedsel van dierlijke oorsprong of een fytosanitair certificaat voor plantaardige producten. Voor de douane is er een exportaangifte. Die wordt vaak door een expediteur of douanevertegenwoordiger gedaan en levert het uitvoerbewijs op. Voor containers komt daar vóór verscheping het geverifieerd brutogewicht (VGM) bij. De eisen verschillen per land, dus vraag bij een nieuwe markt aan je expediteur of de koper welke documenten daar gelden.
Eén bron voor al het papier
Deze documenten bevatten grotendeels dezelfde gegevens: partijen, producten, aantallen, gewichten, Incoterm en containernummer. Elk document apart overtikken is een veelvoorkomende bron van afwijkingen. Maak ze daarom uit één orderrecord: kloppen de aantallen op de order, dan kloppen ze op factuur, paklijst en pakbon. Daar is automatisering nuttig. BDI Nexus bouwt automatisering waarin orderdocumenten uit je eigen data worden gemaakt, en een portaal kan de documenten voor de klant op één plek tonen.
Wat tussen de documenten moet kloppen
- Namen en adressen van verkoper, koper en ontvanger.
- Omschrijving, aantallen en gewichten, netto en bruto.
- De douanecode per product.
- De Incoterm en de plaats.
- Het containernummer, het zegelnummer en het boekingsnummer.
- De valuta en het totaalbedrag op de factuur.
Voordat de container vertrekt
Controleer de documenten naast elkaar voordat de container vertrekt, niet pas bij aankomst. Leg factuur, paklijst en vervoersdocument naast elkaar en lees de getallen na. Vraag bij een nieuwe markt vooraf welke documenten de koper en de douane daar verwachten. Een bank die betaalt op basis van documenten, kijkt vaak streng naar afwijkingen. Daarom loont het om de gegevens vooraf op één plek te hebben.
Wat mensen als eerste vragen.
- Welke documenten heb ik nodig om buiten de EU te exporteren?
- Meestal een handelsfactuur, een paklijst, een vervoersdocument en een exportaangifte, en soms een certificaat van oorsprong of productcertificaten. Welke precies verplicht zijn, hangt af van het land, het product en de afspraken met de koper. Je expediteur of de koper kan dat bevestigen.
- Wat is het verschil tussen een proforma en een handelsfactuur?
- Een proforma is een voorlopige factuur vooraf, bijvoorbeeld voor een betaling voor levering of een invoervergunning. De handelsfactuur is de definitieve factuur bij de verzending en wordt gebruikt voor de douaneaangifte en de betaling.
- Wat is het verschil tussen een CMR en een cognossement?
- Een CMR-vrachtbrief hoort bij internationaal wegvervoer en wordt opgemaakt door de afzender of namens hem door de vervoerder of expediteur. Een cognossement hoort bij zeevervoer en wordt uitgegeven door de rederij of haar agent.
- Wie geeft een certificaat van oorsprong af?
- Doorgaans een kamer van koophandel, op aanvraag van de verkoper. Bij sommige handelsakkoorden volstaat een verklaring van de exporteur op de factuur. Dat hangt af van het land en het akkoord.
Laat zien waar je orders vastlopen.
Vertel hoe een order nu door je bedrijf loopt. Wij zeggen eerlijk wat de moeite van het bouwen waard is.