Koppelen met je ERP zonder het te vervangen
Je koppelt een portaal, website of ander systeem aan je ERP via bestandsuitwisseling, een API of middleware. Bestanden zijn het eenvoudigst en passen bij vaste momenten, een API past bij gegevens die direct moeten kloppen, en middleware loont als meerdere systemen met elkaar praten. Je ERP blijft de baas over de financiën. De koppeling houdt producten, klanten, orders en documenten gelijk.
Een ERP doet veel goed: boekhouding, facturatie, voorraadadministratie. Het is minder geschikt om klanten zelf te laten bestellen, een assortiment aantrekkelijk te tonen of een lading te plannen. Vervangen is zelden nodig en vaak riskant, want alles wat eraan hangt moet dan mee. Koppelen is de andere weg: het ERP blijft de bron voor wat het goed doet, en een laag eromheen doet de rest.
Wat er heen en weer gaat
Meestal gaat het om vier soorten gegevens: producten, klanten met hun prijsafspraken, orders en documenten. Soms komt er voorraad of beschikbaarheid bij. Per soort moet je vastleggen welk systeem de bron is en in welke richting de gegevens lopen. Een veelgebruikte verdeling is dat het ERP de bron is voor klanten, prijsafspraken, facturen en financiële gegevens, dat producten in een catalogus of PIM worden bijgehouden, en dat orders in het portaal ontstaan en daarna naar het ERP gaan.
Drie aanpakken
| Aanpak | Hoe het werkt | Wanneer geschikt | Onderhoud |
|---|---|---|---|
| Bestandsuitwisseling | Het ERP exporteert of leest bestanden, zoals csv of xml, op vaste momenten, vaak via een beveiligde bestandsserver. | Productlijsten, prijslijsten en orders die niet direct hoeven te kloppen, een nachtelijke sync, of een ERP met weinig of geen API. | Eenvoudig te begrijpen en te testen. Let op het bestandsformaat en op foutafhandeling zodra velden veranderen. Wijzigingen komen pas bij de volgende run aan. |
| API | Systemen vragen elkaar rechtstreeks om gegevens of sturen ze door, per order of per wijziging. | Gegevens die direct moeten kloppen, zoals een orderstatus of de actuele prijs bij het bestellen, en een ERP dat een API aanbiedt. | Afhankelijk van beschikbaarheid, versies en inloggegevens. Een wijziging aan de API moet je aan beide kanten testen. |
| Middleware | Een tussenlaag ontvangt, vertaalt en verdeelt berichten tussen meerdere systemen. | Meer dan twee systemen, verschillende formaten, of als je een systeem later wilt kunnen vervangen zonder alles opnieuw te koppelen. | Een extra onderdeel om te hosten en te bewaken. Je hebt wel één plek waar je fouten ziet en regels aanpast. |
De aanpakken sluiten elkaar niet uit. Een veelvoorkomende mix is een nachtelijke bestandssync voor producten en prijzen, en een API-aanroep op het moment dat een order wordt geplaatst.
Wat de keuze bepaalt
- Hoe snel moet een wijziging aankomen: binnen een seconde, binnen een uur of de volgende ochtend?
- Wat kan je ERP aanbieden: een API, bestandsexport, of alleen een handmatige export?
- Wat gebeurt er als de koppeling uitvalt, en wie merkt dat?
- Hoeveel systemen komen er de komende jaren bij?
- Wie beheert de koppeling na livegang?
Wat een koppeling moet kunnen
- Fouten melden en herstellen: een mislukte order mag niet stil verdwijnen.
- Dubbele berichten aankunnen: komt dezelfde order twee keer aan, dan mag dat geen twee orders opleveren.
- Gegevens controleren voordat ze het ERP in gaan, zoals een ontbrekend artikelnummer of een onbekende klant.
- Een logboek bijhouden, zodat je kunt nagaan wat wanneer is verstuurd.
- Een eigenaar hebben die reageert als er iets misgaat.
Het ERP zelf zo weinig mogelijk aanpassen
Hoe minder je in het ERP zelf aanpast, hoe minder werk je hebt bij een update. Houd maatwerk in de laag eromheen en laat het ERP doen waarvoor het is aangeschaft. Zo kun je het ERP later upgraden of vervangen zonder dat alles wat je eromheen hebt gebouwd opnieuw moet.
Koppelen en testen op echte data
Een koppeling die op voorbeeldgegevens werkt, werkt nog niet op jouw gegevens. Echte data bevat lege velden, oude artikelnummers en klanten met twee adressen. Test daarom op een kopie van je echte gegevens voordat de koppeling live gaat. Dat hoort ook bij onze werkwijze: ERP, leverancierslijsten en mail worden gekoppeld en getest op echte data.
Wat mensen als eerste vragen.
- Moet ik mijn ERP vervangen om een portaal te gebruiken?
- Nee. Het ERP blijft de baas over de financiën. Het portaal wordt ermee gekoppeld en voegt toe wat het ERP minder goed doet, zoals bestellen door klanten, status en documentinzage.
- Wat is het verschil tussen een API en bestandsuitwisseling?
- Bij een API vragen systemen elkaar rechtstreeks om gegevens, per order of per wijziging. Bij bestandsuitwisseling wordt een bestand op vaste momenten aangemaakt en ingelezen. Een API is directer, bestanden zijn eenvoudiger.
- Wanneer heb je middleware nodig?
- Als er meer dan twee systemen met elkaar praten, als formaten verschillen of als je een systeem later wilt kunnen vervangen zonder alle koppelingen opnieuw te bouwen. Bij een enkele koppeling is het vaak meer dan nodig.
- Wat gebeurt er als de koppeling uitvalt?
- Dat hoort vooraf te zijn bedacht. Een goede koppeling meldt de fout, bewaart wat niet is aangekomen en kan het opnieuw proberen, zodat er niets stil verdwijnt.
Laat zien waar je orders vastlopen.
Vertel hoe een order nu door je bedrijf loopt. Wij zeggen eerlijk wat de moeite van het bouwen waard is.