Een B2B-orderportaal in plaats van orders per e-mail en Excel
Een B2B-orderportaal vervangt orders per e-mail en spreadsheet door één plek waar klanten zelf bestellen, met hun eigen prijzen, orderstatus en documenten, en waar een portaal in het algemeen ook voorraad kan tonen. Je team tikt orders niet meer over, mailt geen prijslijsten meer rond en hoeft minder te beantwoorden waar een order blijft. Het portaal werkt op dezelfde data als je ERP, dat de baas blijft over de financiën.
Veel groothandels, distributeurs en merken nemen orders nog aan per mail, telefoon of spreadsheet. Dat werkt zolang er weinig klanten zijn en iedereen weet wie wat besteld heeft. Bij meer klanten, meer landen en meer producten gaat het schuren, en het schuurt op dezelfde plekken.
Wat er misgaat bij orders per e-mail
- Overtypen: iemand tikt elke order met de hand in het ERP, en bij elke handeling kan een artikelnummer of aantal verkeerd komen te staan.
- Verouderde prijslijsten: de klant bestelt van een lijst van vorig kwartaal en het verschil zie je pas op de factuur.
- Geen zicht op voorraad: de klant bestelt wat er niet meer is en hoort dat pas als de order al bevestigd lijkt.
- Geen orderstatus: de klant belt of mailt om te vragen waar zijn order blijft.
- Verspreide documenten: offertes, proforma's en facturen staan in de mailboxen van verschillende collega's.
- Kennis bij personen: alleen een of twee medewerkers weten welke klant welke afspraken heeft.
Elk punt afzonderlijk is klein. Samen zorgen ze ervoor dat je binnendienst orders verwerkt in plaats van klanten helpt, en dat een fout pas opvalt als de goederen al onderweg zijn.
E-mail en spreadsheet naast een portaal
| Onderdeel | Orders per e-mail en spreadsheet | Orderportaal |
|---|---|---|
| Prijzen | Prijslijst als bijlage, per klant en per periode een ander bestand | Prijzen per klant vanuit één bron, altijd de actuele |
| Voorraad | Pas bekend nadat iemand het heeft nagekeken | Een portaal kan de beschikbaarheid tonen op het moment van bestellen |
| Orderstatus | Op te vragen per mail of telefoon | Zelf te volgen, van ontvangen tot verzonden |
| Documenten | Verstuurd per mail, verspreid over mailboxen | Offertes, proforma's, backorders en facturen op één plek |
| Invoer | Overtypen door je team | Direct in het systeem, zonder tweede invoer |
| Herhaalorders | Oude mail terugzoeken en opnieuw sturen | Een portaal kan een eerdere order laten openen en opnieuw bestellen |
Rollen en rechten
Niet iedereen mag alles zien. Een klant ziet zijn eigen prijzen en zijn eigen orders, een agent ziet de klanten die hij bedient, en de marge ziet alleen je eigen team. Dat regel je met rollen en rechten. Verkoop je via wederverkopers, dan kan hetzelfde portaal als whitelabel-versie onder hun eigen naam en vormgeving draaien, op jouw catalogus.
Wat een portaal niet vervangt
Een portaal vervangt je ERP niet. Daar blijven de financiën, de facturatie en de voorraadadministratie. Het portaal is de laag ervoor, met dezelfde producten, klanten en orders. Het vervangt ook het gesprek met de klant niet. Het haalt het administratieve werk eraf, zodat je team tijd houdt voor advies, nieuwe producten en afspraken.
Wat je vooraf regelt
Een portaal is zo goed als de gegevens erin. Prijsafspraken per klant moeten ergens kloppend vastliggen, producten hebben een volledige beschrijving en maten nodig, en klanten krijgen een account met de juiste rol. Staat dit nog verspreid over spreadsheets en leverancierslijsten, dan hoort het opschonen bij het werk. Het is geen reden om te wachten.
Voor wie het portaal loont
Een orderportaal loont vooral als klanten vaak dezelfde artikelen herbestellen, als prijzen per klant verschillen, als je klanten in andere tijdzones hebt en als je team veel vragen krijgt over orderstatus en documenten. Heb je een handvol klanten met af en toe een order, dan is een goed ingericht mailproces nog prima. Het signaal om over te stappen is meestal dat je team meer tijd kwijt is aan administratie dan aan klanten.
Wat mensen als eerste vragen.
- Wat kan een klant zelf in een B2B-orderportaal?
- Bestellen met zijn eigen prijzen, de orderstatus volgen, documenten zoals offertes, proforma's, backorders en facturen inzien en de bestelwaarde per valuta zien. Een portaal kan in het algemeen ook eerdere orders opnieuw laten plaatsen. Welke gegevens hij ziet, bepaal je met rollen en rechten.
- Vervangt een orderportaal ons ERP?
- Nee. Het ERP blijft de baas over de financiën. Het portaal synchroniseert producten, klanten en orders met je ERP en voegt toe wat het ERP minder goed doet, zoals bestellen door klanten, status en documentinzage.
- Moeten al onze klanten tegelijk overstappen?
- Nee. Het kan stap voor stap: begin met klanten die vaak dezelfde artikelen herbestellen en laat orders per mail voorlopig bestaan. Zo kunnen klanten op hun eigen tempo wennen.
- Wie ziet welke prijzen en gegevens in het portaal?
- Dat bepaal je met rollen en rechten. Klanten zien hun eigen prijzen en orders, agenten zien hun klanten en beheerders en je eigen team zien ook de marge per orderregel. De klant ziet die nooit.
Laat zien waar je orders vastlopen.
Vertel hoe een order nu door je bedrijf loopt. Wij zeggen eerlijk wat de moeite van het bouwen waard is.